皆さんはオフィスの机の整理整頓を行なっていますか。
仕事とオフィスの机の整理整頓は全く関係ないようにも見えます。
しかし、オフィスの机の清潔さと仕事の効率には深い関係があります。
オフィスの机が綺麗に整理整頓されているほうが、仕事に対するモチベーションを高く持つことができます。
またオフィスの机が整理整頓されていると、重要な書類やオフィス用品がどこにあるか分かりやすくなっているので作業効率が高くなります。
このようにオフィスの机の整理整頓は仕事をする上でとても重要です。
今回は誰でもできるオフィスの机の整理整頓と、それを維持する方法を紹介します。
オフィスの机が汚くなってしまう原因
オフィスの机が汚くなってしまう大きな原因として「物をしまっておく場所が決まってないこと」が挙げられます。
とりあえずここにおいておこうということを繰り返していくうちに、どんどん机の上に物が溢れていきます。整理整頓をうまく進めるコツとして、何をどこにしまうか考えるようにしてください。
制作途中の書類や文具などのおく場所を分野ごとに決めることで、今度は「使ったら元の場所に戻す」ということができるようになります。
これを繰り返すことによって使うときに慌てて探す時間が削られ、スムーズに作業を行うことができるようになります。綺麗な状態のオフィスの机をキープできます。
机周りの整理整頓方法
では、実際にオフィスの机の整理整頓を始めていきます。
片付ける前に不要なものは捨てる
まずは使わない書類、書けなくなった文具、使わなくなったものは捨てるようにします。コツは「１年使っていないものは捨てる」というように基準を設けることです。
ここで注意するのが書類の処分方法です。機密の書類は必ずシュレッダーをかけるなど社内の規則に従って処分してください。
デスクの上には最低限のものだけをおく
デスクの上には、パソコンと携帯だけをおくようにします。
どうしても雑貨を置きたい人は最小限にとどめるようにしてください。
机の上にあるものが少ない分脳が処理する情報が少なくなるため、ストレスが軽減されると言われています。
引き出しの中に仕切りを作る
引き出しは一番上に文房具、真ん中に電卓やコード、大きい文具を収納し、一番下に書類やファイルを入れます。
特に1段目の引き出しは、仕切りを作ってクリップや付箋などの細かい文具が混ざらないようにします。
この仕切りは100円ショップで売ってるケースや菓子の空き箱でも構いません。大きさの違う箱やケースを組み合わせて、上から見た際わかりやすいように片付けましょう。
また、大小様々な大きさの仕切りを組み合わせた引き出し整理ボックスというのもあります。そちらを活用すると一個で様々な大きさの仕切りを作ることができます。
書類はクリアファイルに入れる
デスクの上に書類用のカゴを置いて書類を横にして重ねておくと取り出すときに大変です。
そのため書類は一番下にある一番大きな引き出しに立てて収納しましょう。
このとき、クリアファイルに入れて取り出したときにわかりやすくするようにします。
書類の量が少なく、クリアファイルが曲がってしまうという場合はファイルボックスを活用してください。
センター引き出しには何も入れない
正面の薄い引き出しは、席を離れる際の書類の保管やどうしても避けられない「とりあえず置いておくもの」の置き場に使います。
また、次の作業で使うものの置き場にも最適です。
常にこの引き出しはは空けておくよう心がけましょう。
綺麗なオフィスをキープするためには
必要ない書類はすぐに処分する
仕事をしていくとだんだん必要ない書類が出てきます。そういった書類をいつまでも取っておいてしまうとどんどん溜まってしまい、またオフィスが汚くなってしまいます。必要なくなった書類をすぐに処分することで、書類を溜め込んでしまうことも防げます。
もし、すぐに捨てるのには問題があるという場合には、1ヶ月に1回、２週間に1回というように期間を決めているかいらないかチェックするようにしましょう。
一日の終わりに整理整頓をする
一日の仕事が終わったら整理整頓をする習慣をつけましょう。使ったものを元あった場所に戻したり、書類をしまっておくことで綺麗なオフィスをキープすることができます。翌日出社した時気持ち良く仕事を始めることができます。
また、毎日コツコツ整理整頓することで掃除もずっと楽になります。
掃除アイテムを常備しておく
小さいほうきやウェットティッシュを常備しておくことで埃を払ったり、さっと汚れを拭き取ることができます。ハンディモップや綿棒などもおすすめです。手が届きにくい狭いところや細かいところを掃除することができます。綺麗なオフィスにすることで、モチベーションも上がります。
捨てられない書類や備品が増えてしまったら
オフィスの中にはどうしても捨てられない書類や備品もあるでしょう。
そういったものを必要なものと一緒に限られたスペースに収納するのは不可能です。しまいきれなくてオフィス内に溢れてしまっているということもあるのではないでしょうか。
そういった場合におすすめなのがトランクルームです。トランクルームは色々なタイプがあるので収納したいものに合わせて選ぶことができます。例えば、大きいものを収納したいなら屋外型のトランクルーム、書類やファイル類を収納したいなら屋内型のトランクルームが最適です。
トランクルームの選び方は以下の記事を参考にしてみてください。
トランクルームの種類と活用方法
トランクルームの選び方
トランクルームは法人契約することができます。トランクルームの法人契約については以下の記事を参考にしてみてください。
トランクルームを法人で利用する際の選ぶ方と注意点
オフィスを整理整頓するメリットとは
オフィスを整理することでどういったメリットがあるのでしょうか。
時短になる
オフィスを整理整頓することでまず、「いらないもの」がほとんどなくなります。その上、整理整頓したことによって「何がどこにあるのか」はっきり分かるようになります。
なので、「どこに置いたかわからず探す」という時間がなくなるため、効率も良くなります。
集中力が上がる
散らかっているとその分だけ色々なところに目が行きやすくなってしまうので、仕事に集中しにくい状態になってしまいます。ですが、綺麗に整理整頓されていれば、他の場所に目がいったり、気をとられることもなくなるので、目の前の仕事に集中しやすくなります。
余裕が生まれる
時間を効率よく使えるようになる上集中しやすくなるので、計画的に仕事を進められるようになります。なので、業務的にも心身的にも余裕を持つことができるようになります。
まとめ
オフィスの机の整理整頓は仕事の作業効率には深く関係します。
整理整頓はまずいらない物を捨てることから始めてください。
さらに引き出しに仕切りを作り、しまう場所のルールを決めて「使ったらしまう」という習慣を身につけてください。これを維持していくことで整理整頓された机が維持されます。
もし「どうしても捨てられないものがある」といった場合にはトランクルームの利用がおすすめです。トランクルームを利用することでオフィスのスペースを圧迫することなく、ものを収納しておくことができます。トランクルームには法人向けのものもたくさんあるのでぜひ活用してみてください。
